Behandling av personopplysninger (Personvernerklæring)

 

Fotograf Pia Rothmann AS vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger. Vi er opptatt av å behandle personopplysninger på en betryggende og måte. 

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger nedenfor. 

1. Ansvarlig for behandling av personopplysninger

Fotograf Pia Rothmann AS er behandlingsansvarlig, dvs. bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandling som omtales nedenfor. 

Vi kan også behandle personopplysninger på andre måter enn nevnt nedenfor, men da vil vi informere de personopplysningene gjelder på andre måter enn gjennom denne erklæringen. 

Kontaktopplysninger for behandlingsansvarlig: 

Fotograf Pia Rothmann AS

Adresse: Klampavikvegen 4A, 5300 Kleppestø.

E-post: post@piarothmann.no

Telefon: 41524481

2. Behandling av personopplysninger 

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (omtales som «registrert»). 

All behandling skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, som personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Vår behandling av personopplysninger som behandlingsansvarlig er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet, se mer nedenfor om formålet med behandling av personopplysninger. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er også tatt inn nedenfor. 

1. Fotografering

Ved fotografering behandler vi personopplysninger, som i det vesentlige er kontaktopplysninger om oppdragsgivere og personer som blir avbildet. Formålet med behandlingen er å oppfylle avtale om fotografering, og det samme er grunnlaget for behandlingen (GDPR artikkel 6 (1) b). I enkelte tilfeller kan vi bruke samtykke som grunnlag for behandlingen av personopplysninger (GDPR artikkel 6 (1) a), men da i tillegg til formålet om å oppfylle avtale.

Opplysningene behandles inntil avtale er oppfylt og oppdragsgiver har mottatt bildene. Kontaktopplysninger og kjøpshistorikk behandles for å oppfylle avtale med oppdragsgiver, så denne kan bruke våre tjenester (GDPR artikkel 6 (1) b). Opplysningene vil behandles så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen, samt om det blir reklamasjon eller forhold i etterkant av oppdraget, som vil være maksimalt tre år. Opplysninger som er påkrevet å oppbevare etter lov, som bokføringsloven, oppbevares så lenge kravet følger av lov, som normalt vil være maksimalt seks år. 

For å oppfylle våre oppdragsgiveres forventninger, har vi funnet å ha en berettiget interesse i å lagre bilder i maksimalt 10 år ved at vi mener det er innenfor vår interesse å yte tjenester til oppdragsgiverne ved å oppbevare bilder, f.eks. om kundens bilder går tapt, og denne interessen går foran personvernet i disse tilfellene. Lagring ut over dette, må avtales med oppdragsgiver. 

2. Kommunikasjon og kontakt

Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre som ikke er dekket av behandlingene i erklæringen. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig. I slike tilfeller behandler vi navn, kontaktopplysninger og eventuelle opplysninger som måtte følge av henvendelsen. 

Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for oss å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser. 

Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i to år. 

 3 Nyhetsbrev

Nyhetsbrev på e-post sendes til de som har samtykket (GDPR artikkel 6 (1) a) til å motta nyhetsbrevet. Vi behandler i denne tilknytning personopplysninger som gjør at vi kan foreta utsendelsen, som er e-postadresse. E-postadressen benyttes ikke til annet enn å sende ut nyhetsbrevet. Personopplysningene behandles så lenge du mottar nyhetsbrevet eller trekker ditt samtykke. 

Du kan når som helst trekke ditt samtykke ved å benytte link i nyhetsbrevet eller kontakte oss. Trekker du samtykket vil du imidlertid ikke kunne motta nyhetsbrevet. 

4. Eksisterende og potensielle kunder, leverandører og samarbeidspartnere mv.

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder (i forretningsforhold), leverandører og andre samarbeidspartnere for salg- og markedsføringsaktiviteter, å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfelle behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i.

Behandlingen av personopplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) for å administrere forholdet til våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og at vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern. 

Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen (GDPR artikkel 6 (1) c). Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester.

5. Bruk av nettsider

For å få våre nettsider til å fungere, samle inn statistikk om bruk osv. benytter vi informasjonskapsler (cookies) eller tilsvarende løsninger. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til den enkelte besøkende.

Vi behandler personopplysninger ovenfor på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) å tilpasse nettsiden til våre brukere og at denne interessen veier tyngre enn den enkeltes personvern. 

3. Overføring eller utlevering av personopplysninger til andre 

Vi gir ikke personopplysninger videre til andre i andre tilfeller enn nevnt i denne erklæringen og med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med eller samtykke fra den registrerte eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. Sistnevnte gjelder til offentlig virksomhet som skatteinnkreving (om nødvendig), regnskapsfører/revisor, samt andre som vi har behov for i vår virksomhet som bankforbindelse. 

Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen. 

4. Overføring av personopplysninger til mottaker i land utenfor EØS

Det er en målsetting for oss at all behandling av personopplysninger skal foretas innenfor EØS, men det vil kunne være at vi benytter leverandører eller behandler personopplysninger utenfor EØS. I slike tilfeller vil overføring og behandling utenfor EØS skje i land godkjent av EU-kommisjonen eller i samsvar med gyldig rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger etter GDPR kapittel V. Skjer ikke overføring til land godkjent av EU-kommisjonen, vil overføring kun skje etter de garantier som er oppstilt i GDPR artikkel 46 (2). Hvilket grunnlag som er benyttet for overføring kan du få opplyst om du kontakter oss. 

5. Sikkerhet for behandlingen

Vi prioriterer sikkerhet av personopplysninger høyt i vår virksomhet og vil iverksette alle påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre dine personopplysninger. Alle behandlinger vil om mulig krypteres, og ikke være tilgjengelig for andre enn de som trenger personopplysninger for sine oppgaver. 

Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysningene dine fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Hvor det er nødvendig gjennomføres det risikovurderinger.

Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme grad av sikkerhet som vi har på vår behandling av personopplysningene. 

Vi begrenser tilgangen til personopplysningene dine til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.

Vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy sannsynlighet for personvernet til de bruddet gjelder, vil vi også varsle disse.

6. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg 

Nedenfor følger dine rettigheter som registrert. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss, se kontaktinformasjon over, eller på annen måte om det følger nedenfor.

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed. 

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

1. Informasjon

Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon. 

2. Innsyn

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.

3. Endring og sletting

Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene. 

4. Behandling på grunnlag av samtykke

Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller kontakte oss. 

5. Andre rettigheter

Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, se nærmere i GDPR artikkel 33. For opplysninger som du har gitt til oss og er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet). Det vil ikke bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder. Se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4. 

7. Klager

Mener du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Vi ber deg imidlertid å først kontakte oss, slik at vi kan få utbedret eventuelle feil ved behandling raskest mulig. 

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no. 

8. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Har vi dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.